BeShop – комплексное внедрение Bitrix24 от ITUA

Дата: 23.01.2018
Автор: ITUA
Время чтения: ~15 минут

Эта история о десятках бессонных ночей, литрах выпитого кофе, сотне потерянных нервных клеток, тысячи выкуренных сигарет и…. успешно сданном проекте.

О клиенте

Beshop – интернет-магазин брендовой обуви от производителей Nike, Lacoste, Reebok, Puma, New Balance, Adidas. Работают без выходных: с 09:00 до 20:00. Товары доставляются по всей Украине. Головной офис находится по адресу ул. Крещатик, д. 20, оф. 700.

Начало

В отдел продаж ITUA поступила заявка на создание интернет-магазина на платформе CMS Bitrix. Сайт был сдан вовремя, а программисты внедрили композитную технологию «умного» кэширования, достигнув показателя отклика сервера в 100 мс (для справки, в той же Розетке ~700 мс). После завершения работ клиент приобрел коробочки решения CRM Bitrix24 на 50 пользователей.

Превращение хаоса в порядок

Проблема

Жизнь сотрудников BeShop можно разделить на два этапа: до и после внедрения CRM. Раньше все сделки велись «на колене» (бумажке и Excel), а общение проходило по принципу: «Алло, Алекс, заявка №8957. Ты их «обул» или нет? ».

После внедрения Bitrix24 работать стало проще: появился учет рабочего времени, сделки, календарь, отчетность, чаты, аналитика, хранилище данных. Однако оставался один нерешенный вопрос: «Как связать сайт, CRM и 1С в единое целое?»

Как решили

  • Настроили интеграцию сайта с Bitrix24, чтобы заявки из интернет-магазина сразу попадали в CRM, где создавалось отдельное соглашение, которое обрабатывает ответственный менеджер.
  • Наладили трехсторонний обмен по товарным позициям. Все остатки и товары из 1С теперь приходят на сайт и Bitrix24 в real-time режиме.

Вдохновившись успешной реализацией первого этапа, заказчик решил пойти еще дальше и построить космический корабль полностью автоматизировать бизнес ради удобства: своего и сотрудников.

Исключение человеческого фактора

width =

Проблема

Следующей проблемой была несогласованность действий между отделами продаж, бухгалтерии и складов. Продавцы работали в Bitrix24, а кладовщики и счетоводы – в 1С. Менеджеры в спешке меняли статус заказа на «Выконано» и закрывали заявку, в то время как в 1С (на складе) еще ничего готово не было.

Другой фейл – продавцы случайно звали не на то статус, и как итог – все путалось, а покупатель получал доставку кроссовок на день позже заявленного срока или не получал их вовсе.

Такие ситуации забирали у сотрудников время, а у компании – лояльных клиентов и соответственно прибыль.

Как решили

  • Реализовали систему проверки полей. Соглашение не продвинется на следующий этап, пока продавец не заполнит всю необходимую информацию (например, «Тип доставки» или «Дата доставки»).
  • Далее менеджерам ограничены права доступа на редактирование полей. Теперь они не могут изменять определенные статусы соглашения, пока не получат одобрения со склада в 1С.

Например, если кладовщик не указал в системе, что товар «Упакованный» и «Отправленный» – менеджер заявку не закроет.

  • Добавили историю каждого соглашения. Любое изменение записывается в системе и просматривается, когда угодно. Например, 13.05.2017 в 15:03 (UTC+02:00) в заявке №45903, менеджер Алексей Пума поставил в поле «Размер обуви» значение – 44, тогда как клиент заказывал 42.
  • Создали отдельный справочник дат доставки. Ежемесячно логист заранее забивает «рабочие» даты отправки в модули.

Как это работает? Если менеджеру звонит клиент и желает курьерскую доставку, то в календаре отображаются только те даты, которые доступны в справочнике. А если сегодня 15 марта, а завтра 16 число – доставка автоматически блокируется, так как для курьерской доставки требуется минимум 2 дня.

Новая почта – автоматизация

width =

Проблема

Новая Почта – отдельный мир. За день там происходит около 10 смен: где отделения закрываются – где открываются. Оперативно отследить такие передвижения сложно, поэтому нужно как-то решить эту проблему.

Как решили

  • Написали модуль интеграции с Новой почтой. Каждое утро отделения автоматически обновляются – менеджеры видят только актуальные филиалы для доставки.

Дополнительно добавили историю, где хранятся старые сделки по закрытым отделениям. Ведь как говорится, документы принято хранить три года.

  • Доработали модуль Новой Почты. После переименования некоторых украинских городов (Днепропетровск – Днепр, Кировоград – Кропивницкий) Bitrix24 перестал видеть их в базе, что создавало менеджерам дополнительные неудобства.

Сейчас названия городов подтягиваются напрямую из Новой Почты, а не Bitrix24.

  • Написали скрипт, согласно которому менеджеры отправляют данные по клиенту Новой Почты, а они им обратно – ссылки на скачивание электронной накладной.

Дополнительно реализовали фильтр по электронным накладным в общем поиске Bitrix24. Менеджеру теперь не нужно тратить время и заходить в раздел сделок, чтобы найти нужную заявку.

улучшайзеров рабочего процесса

width =

Проблема

С целью повышения эффективности работы действующего кадрового состава было принято решение о реорганизации отдела сбыта. Ведь в любом, даже хорошо работающем механизме, всегда есть что улучшить.

Как решили

  • Реализовали дополнительное поле статусов «Наличие товара» с четырьмя свойствами карты товара CRM:

– Есть в наличии

– Нет в наличии

– Товар заканчивается

– Ожидается

  • Добавили дополнительное поле «на язычке» для тех, чьи размеры ноги очень индивидуальны.

Какие товары попадают туда? К примеру, клиент заказал у производителя партию обуви 44 ​​размера, а среди них оказался брак – пара 44,5 размера, которая подходит далеко не всем, но рано или поздно найдет своего счастливого обладателя.

  • Добавили возможность копирования старого соглашения. Почему это важно? В обувной нише доля обменов и возвратов составляет большой процент. Часто случаи: не подошел размер или не понравился цвет.

Менеджеру теперь не нужно создавать новый заказ – достаточно скопировать предыдущий и заполнить недостающие поля.

  • Сократили время обмена товарных позиций сайта и 1С с 6 минут до 5 секунд.

Ранее, при создании новой заявки, в 1С подтягивались старые и измененные заказы, увеличивая время ожидания. Теперь они хранятся в отдельном архиве и не подгружают систему.

  • Добавили промо-галерею в карточке товара CRM. Теперь при заказе в стиле: «Хочу эти красненькие Найк» менеджер сразу видит, что это за модель.
  • Тестово подключили IP-телефонию. В планах клиента – развернуть свою АТС, чтобы не зависеть от облачного провайдера.

Выводы:

width=

Кроме задач, описанных в кейсе, были и другие важные доработки. За первую половину 2017 года мы выполнили 182 таска.

С сентября 2017 по январь 2018 года количество закрытых сделок в CRM составило более 40,000.

Бизнес клиента стал автоматизированным и работает практически без его участия. Теперь нужно на 65% меньше штата: все операции производятся в 2,7 раза быстрее, а фактор ошибки сведен к нулю.

Хотите также автоматизировать свой бизнес?

Обращайтесь в ITUA!

 

Планируете будущий проект с нами?
Планируете будущий проект с нами?

Мы всегда рады поделиться своим опытом и помочь вашему бизнесу быстрее развиваться.

Начать работу с нами